Bestuursgids › Taken van de secretaris

Taken van de secretaris van een vereniging

De secretaris is het geheugen van het bestuur. Hieronder staan alle taken op een rij, per moment in het jaar. Vink af wat al geregeld is, of print de lijst voor de volgende vergadering.

In het kort

De secretaris zorgt voor de agenda, de notulen en de actielijst.
Rond de jaarvergadering verstuurt de secretaris de uitnodiging en het jaarverslag.
Bij een bestuurswissel moet de wijziging binnen een week naar de KVK.

Bij elke bestuursvergadering

Agenda opstellen met de voorzitterZet er ook de ingekomen stukken en de openstaande actiepunten op.
Uitnodiging en stukken op tijd versturenEen week vooraf geeft iedereen de kans om te lezen.
Notulen makenSchrijf vooral de besluiten op, niet wie wat zei. Een besluit is: wat is er afgesproken, door wie en voor wanneer.
Actielijst bijhoudenElk actiepunt krijgt een naam en een datum. Loop de lijst bij de volgende vergadering als eerste na.
Notulen rondsturen en laten vaststellenLiefst binnen een week, nu iedereen het nog weet.

Doorlopend

Post en mail van de vereniging afhandelenSpreek af wat de secretaris zelf afhandelt en wat in de vergadering komt.
Ledenadministratie bijhoudenAanmeldingen, opzeggingen en adreswijzigingen. Geef de penningmeester door wat voor de contributie nodig is.
Archief op een vaste, gedeelde plekStatuten, notulen, contracten en jaarstukken horen niet op één laptop thuis.
Contact met gemeente, verhuurder en bondHoud bij wie het aanspreekpunt is en wat er is afgesproken.

Rond de jaarvergadering (ALV)

Oproeping op tijd versturenDe termijn en de manier (mail of post) staan in de statuten. Een te late oproeping kan besluiten vernietigbaar maken.
Jaarverslag schrijvenWat heeft de vereniging het afgelopen jaar gedaan? Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de leden.
Rooster van aftreden nakijkenWie treedt dit jaar af, wie is herkiesbaar? Zet de verkiezing op de agenda. Zo maakt u een rooster.
Notulen van de ALV makenLeg de besluiten vast: goedkeuring van de jaarstukken, decharge, benoemingen en de contributie.

Bij een bestuurswissel

KVK binnen een week bijwerkenNieuwe bestuurders inschrijven, oude uitschrijven, via Mijn KVK door een al ingeschreven bestuurder. Een afgetreden bestuurder die nog ingeschreven staat, kan aansprakelijk blijven.
UBO-registratie binnen zeven dagen aanpassenBij verenigingen en stichtingen zijn de bestuurders meestal de UBO's.
Overdracht regelenToegang, sleutels, archief en lopende afspraken. Gebruik de checklist voor de overdracht.

Privacy

Ledenlijst alleen gebruiken waarvoor hij bedoeld isNiet zomaar delen met sponsors of andere clubs.
Verwerkingsregister (AVG) jaarlijks nalopenWelke gegevens houdt u bij, waarvoor, hoe lang en wie kan erbij? Een ledenadministratie valt bijna altijd onder deze plicht.

Stichting? Een stichting heeft geen leden en geen ALV. De taken rond de vergadering, de notulen en de KVK gelden wel gewoon.

Liever niet alles zelf onthouden?

Bestuurswacht zet de vaste taken en termijnen van uw vereniging klaar en stuurt het juiste bestuurslid op tijd een seintje. Ook als het bestuur wisselt. Benieuwd waar uw bestuur nu staat?

Doe de bestuurstest (2 minuten)Zo werkt Bestuurswacht

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen notulen en een besluitenlijst?

Notulen geven kort weer wat er besproken is. Een besluitenlijst noemt alleen wat er besloten is. Voor de meeste besturen werkt een korte versie het best: per agendapunt het besluit, en daaronder de actiepunten met wie en wanneer.

Moet de secretaris de KVK-wijziging doorgeven?

Dat mag iedere bestuurder die al ingeschreven staat. In de praktijk doet de secretaris het vaak. Spreek het af, zodat het niet blijft liggen: de termijn is een week.

Verder lezen

Taken van de voorzitterVergaderen, koers houden en het gezicht naar buiten.Taken van de penningmeesterBegroting, jaarrekening, kascommissie, bank en belastingen.ALV: agenda en notulenEen voorbeeldagenda en notulen om te kopiëren.

Bijgewerkt in oktober 2026. Deze gids is met zorg samengesteld, maar is geen juridisch of fiscaal advies. Kijk bij twijfel in uw statuten of vraag een notaris of adviseur.