Bestuursgids › ALV: agenda en notulen

Agenda en notulen voor de ALV: voorbeeld

Een voorbeeldagenda voor de algemene ledenvergadering, en een opzet voor de notulen. Kopieer ze en pas ze aan. Daaronder staat wanneer de ALV uiterlijk moet zijn.

In het kort

Het bestuur moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar verantwoording afleggen aan de ALV.
De oproeptermijn en de manier van oproepen staan in uw statuten.
De kascommissie brengt verslag uit vóórdat de ALV de jaarstukken goedkeurt.

Voorbeeldagenda

Agenda algemene ledenvergadering [naam vereniging] Datum: [datum], aanvang [tijd] Plaats: [adres] 1. Opening en vaststellen van de agenda 2. Mededelingen en ingekomen stukken 3. Notulen van de vorige ALV 4. Jaarverslag van de secretaris 5. Financieel jaarverslag van de penningmeester 6. Verslag van de kascommissie 7. Goedkeuring jaarstukken en decharge van het bestuur 8. Benoeming nieuwe kascommissie 9. Begroting en contributie voor het komende jaar 10. Bestuursverkiezing (volgens het rooster van aftreden) 11. Plannen voor het komende jaar 12. Rondvraag 13. Sluiting

Opzet voor de notulen

Notulen algemene ledenvergadering [naam vereniging] Datum: [datum] Aanwezig: [namen of aantal leden], bestuur: [namen] Afwezig met bericht: [namen] 1. Opening [Wie opende, hoe laat. Agenda vastgesteld, met of zonder wijzigingen.] [Per agendapunt:] Besproken: [kort] Besluit: [wat is er besloten] Besluitenlijst - [Jaarstukken goedgekeurd, bestuur gedechargeerd] - [Kascommissie: naam, naam] - [Contributie volgend jaar: bedrag] - [Benoemd / herbenoemd: naam, functie] Actielijst - [Wat] – [wie] – [voor wanneer]

Wanneer moet de ALV?

Het bestuur moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een bestuursverslag uitbrengen en de jaarstukken ter goedkeuring voorleggen. Is uw boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan dus vóór 1 juli. De ALV kan die termijn verlengen. Veel sportclubs hebben een boekjaar dat met het seizoen meeloopt; hun ALV valt dan in het najaar.

Zo bereidt u de ALV voor

Datum prikken en zaal vastleggenBegin twee maanden vooraf, zeker als de kascommissie nog moet controleren.
Kascommissie laten controlerenLever de stukken ruim op tijd aan.
Rooster van aftreden nakijkenWie treedt af, wie stelt zich verkiesbaar? Bekijk een voorbeeldrooster.
Oproeping met agenda en stukken versturenBinnen de termijn uit de statuten, op de manier die de statuten voorschrijven.
Na afloop: notulen en KVKNotulen rondsturen, en bij een bestuurswissel binnen een week de KVK en de UBO-registratie bijwerken.

Stichting? Een stichting heeft geen ALV. Het bestuur stelt de jaarstukken zelf vast, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Leg dat vast in de notulen.

Liever niet alles zelf onthouden?

Bestuurswacht zet de vaste taken en termijnen van uw vereniging klaar en stuurt het juiste bestuurslid op tijd een seintje. Ook als het bestuur wisselt. Benieuwd waar uw bestuur nu staat?

Doe de bestuurstest (2 minuten)Zo werkt Bestuurswacht

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet de uitnodiging voor de ALV de deur uit?

Dat staat in uw statuten. Vaak is het 7 of 14 dagen. Een te late of onjuiste oproeping kan besluiten vernietigbaar maken.

Wat is decharge?

Met decharge keurt de ALV het gevoerde beleid van het bestuur goed. Het gebeurt meestal direct na de goedkeuring van de jaarstukken.

Verder lezen

Taken van de secretarisVergaderingen, notulen, ledenadministratie en de KVK.Rooster van aftredenWat het is, waarom het helpt, en een voorbeeld.Jaarplanning voor het bestuurPer kwartaal de vaste taken van het bestuur.

Bijgewerkt in oktober 2026. Deze gids is met zorg samengesteld, maar is geen juridisch of fiscaal advies. Kijk bij twijfel in uw statuten of vraag een notaris of adviseur.