Bestuursgids › Overdracht bij een bestuurswissel

Checklist voor de overdracht bij een bestuurswissel

Bij een bestuurswissel gaat het zelden mis op wat iedereen weet. Het gaat mis op wat maar één persoon wist. Loop deze lijst samen door, de vertrekkende en de nieuwe bestuurder.

In het kort

KVK en UBO moeten binnen een week bijgewerkt zijn.
Toegang en sleutels zijn het eerste wat ontbreekt als iemand weg is.
Plan een overdrachtsgesprek van een uur, met deze lijst op tafel.

Binnen een week

KVK bijwerkenNieuwe bestuurder inschrijven, vertrekkende uitschrijven. Controleer ook de bevoegdheid: zelfstandig of samen.
UBO-registratie aanpassenBinnen zeven dagen. Niet of verkeerd registreren is een economisch delict, en banken kunnen vragen stellen.

Geld en bank

Bankrekening: machtigingen en passenVertrekkende bestuurder eraf, nieuwe erbij. De bank vraagt meestal eerst een actueel KVK-uittreksel.
Betaalterminal, creditcard en incassocontractDit wordt vaak vergeten, net als het online boekhoudpakket.
Lopende betalingen en vaste lastenWelke automatische betalingen lopen er, en waarom?

Toegang en sleutels

WachtwoordenMail van de vereniging, website, domeinnaam, sociale media, ledenadministratie en boekhouding. Bewaar ze bij voorkeur in een gedeelde wachtwoordkluis.
Sleutels en alarmcodesWie heeft welke sleutel? Maak een lijst en haal sleutels terug.
Abonnementen op naam van de bestuurderTelefoon, software of webhosting die op een privénaam staan, horen op naam van de vereniging.

Afspraken met een datum

Contracten en opzegtermijnenEnergie, huur, onderhoud, sponsoring. Een gemiste opzegdatum kost vaak een jaar extra.
VerzekeringenWat is verzekerd, bij wie, en wanneer verloopt het?
SubsidiesWelke subsidies lopen er, en wanneer moeten ze verantwoord worden?
Keuringen en onderhoudBlusmiddelen, cv-ketel, elektra, speeltoestellen. Wanneer was de laatste keer?
VergunningenBijvoorbeeld de alcoholvergunning: een nieuwe leidinggevende moet eerst op het aanhangsel van de vergunning staan.

Kennis die in één hoofd zit

Vaste contactenWie belt u als de verwarming het niet doet? Wie is het aanspreekpunt bij de gemeente?
Lopende actiepuntenWat zou de vertrekkende bestuurder nog doen? Zet het op naam van iemand anders.
Archief en notulenWaar staan ze? Zorg dat het een gedeelde plek is, niet een privélaptop.
WeetjesWaar ligt de reservesleutel, hoe werkt de verwarming, welke afspraak is mondeling gemaakt? Schrijf het op.

Liever niet alles zelf onthouden?

Bestuurswacht zet de vaste taken en termijnen van uw vereniging klaar en stuurt het juiste bestuurslid op tijd een seintje. Ook als het bestuur wisselt. Benieuwd waar uw bestuur nu staat?

Doe de bestuurstest (2 minuten)Zo werkt Bestuurswacht

Veelgestelde vragen

Wie geeft de bestuurswissel door aan de KVK?

Een bestuurder die al ingeschreven staat, via Mijn KVK. Doe het binnen een week na het besluit of het aftreden.

Wat als de vertrekkende bestuurder niet meer bereikbaar is?

Dan blijkt hoeveel er in één hoofd zat. Begin met KVK en bank, en loop daarna contracten en toegang na. Leg vanaf nu alles op een gedeelde plek vast.

Verder lezen

Rooster van aftredenWat het is, waarom het helpt, en een voorbeeld.Taken van de secretarisVergaderingen, notulen, ledenadministratie en de KVK.WBTR-checklistStatuten, tegenstrijdig belang, stemrecht en aansprakelijkheid.

Bijgewerkt in oktober 2026. Deze gids is met zorg samengesteld, maar is geen juridisch of fiscaal advies. Kijk bij twijfel in uw statuten of vraag een notaris of adviseur.