Bestuursgids › Jaarplanning voor het bestuur

Jaarplanning voor het bestuur: wat moet wanneer?

Veel bestuurstaken komen elk jaar terug, maar net niet vaak genoeg om ze te onthouden. Hieronder een jaarplanning per kwartaal, voor een vereniging met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.

In het kort

De drukste tijd is het voorjaar: jaarrekening, kascommissie en ALV.
In het najaar volgen begroting, contributie en het nalopen van contracten.
Loopt uw boekjaar met het seizoen mee, schuif de planning dan op.

Januari tot en met maart

Jaarrekening opstellenBalans en staat van baten en lasten over het afgelopen jaar.
Kascommissie laten controlerenLever de stukken op tijd aan.
Jaarverslag schrijven en ALV voorbereidenDatum, zaal, rooster van aftreden. Voorbeeldagenda.
Teruggaaf energiebelastingKomt de eindafrekening binnen? Vraag binnen 13 weken na de verbruiksperiode de teruggaaf aan, als u daarvoor in aanmerking komt.

April tot en met juni

ALV houden, uiterlijk vóór 1 juliJaarstukken, decharge, kascommissie, verkiezingen.
KVK en UBO bijwerken na een bestuurswisselBinnen een week.
Bank: machtigingen aanpassenVertrokken bestuurders eraf, nieuwe erbij.
ANBI-gegevens publicerenBinnen zes maanden na afloop van het boekjaar, als u een ANBI bent.

Juli tot en met september

Subsidies voor volgend jaar aanvragenVeel gemeenten hebben een deadline in het najaar. Zoek die van u op.
Gebouw en materiaalKeuringen inplannen: blusmiddelen, cv-ketel, elektra, speeltoestellen.
Jaarplan voor volgend jaarWat wilt u bereiken, wat staat er vast?

Oktober tot en met december

Begroting en contributie voor volgend jaarHoud rekening met energie en huur.
Contracten nalopenEnergie, verzekeringen, onderhoud: wanneer lopen ze af, wat is de opzegtermijn?
VOG's en diploma'sWie heeft een nieuwe VOG nodig? Sportbonden adviseren elke drie jaar. Ook EHBO- en BHV-diploma's verlopen.
Vrijwilligersvergoedingen controlerenBlijft iedereen onder het maximum van € 2.200 per jaar (2026)?
Administratie archiverenZeven jaar bewaren, op een vaste, gedeelde plek.

Liever niet alles zelf onthouden?

Bestuurswacht zet de vaste taken en termijnen van uw vereniging klaar en stuurt het juiste bestuurslid op tijd een seintje. Ook als het bestuur wisselt. Benieuwd waar uw bestuur nu staat?

Doe de bestuurstest (2 minuten)Zo werkt Bestuurswacht

Veelgestelde vragen

Wanneer houden verenigingen hun jaarvergadering?

Meestal in het voorjaar: het bestuur moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar verantwoording afleggen, bij een kalenderjaar dus vóór 1 juli. Clubs met een seizoensboekjaar houden hun ALV vaak in het najaar.

Verder lezen

Taken van de penningmeesterBegroting, jaarrekening, kascommissie, bank en belastingen.ALV: agenda en notulenEen voorbeeldagenda en notulen om te kopiëren.Taken van de secretarisVergaderingen, notulen, ledenadministratie en de KVK.

Bijgewerkt in oktober 2026. Deze gids is met zorg samengesteld, maar is geen juridisch of fiscaal advies. Kijk bij twijfel in uw statuten of vraag een notaris of adviseur.