Algemene voorwaarden

Versie 1, september 2026 · met als bijlage de verwerkersovereenkomst

1. Wie wij zijn

Bestuurswacht is een handelsnaam van Lohuis B.V., gevestigd in Assen, KVK 42061636, bereikbaar via hallo@bestuurswacht.nl en 06 3650 2567. In deze voorwaarden heet dat "wij". De vereniging, stichting of andere organisatie die een abonnement afsluit heet "u".

2. Wanneer deze voorwaarden gelden

1. Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van ons en voor elk abonnement op Bestuurswacht.
2. Bestuurswacht is bedoeld voor organisaties, niet voor particulieren. U sluit het abonnement af namens uw organisatie.
3. Voorwaarden van uw kant gelden alleen als wij daar schriftelijk mee instemmen.

3. Hoe het abonnement ontstaat

1. Na uw aanmelding sturen wij een bevestiging met uw pakket, de prijs en deze voorwaarden. Het abonnement begint op de datum in die bevestiging.
2. Tot die bevestiging kunt u zonder kosten afzien van de aanmelding.

4. Wat Bestuurswacht wel en niet is

1. Bestuurswacht is een hulpmiddel om termijnen, afspraken en taken van uw bestuur bij te houden en u eraan te herinneren. Het bestuur blijft zelf verantwoordelijk voor het nakomen van wettelijke, fiscale, contractuele en subsidieverplichtingen.
2. De regels in onze bibliotheek stellen wij met zorg samen en wij vermelden waar mogelijk de bron. Regels en bedragen veranderen. Wij garanderen niet dat de bibliotheek op elk moment volledig en juist is. De officiële bron, uw statuten, uw contracten en uw beschikkingen gaan altijd voor.
3. Welke regels bij uw organisatie horen, stellen wij samen met u vast op basis van wat u ons vertelt. Controleer bij het inrichten of het overzicht klopt en laat het ons weten als er iets ontbreekt.
4. Subsidies, contracten, eigen taken en andere gegevens die u zelf invult, zijn uw verantwoordelijkheid. Bestuurswacht rekent met wat u invult. Wij controleren niet of die datums en bedragen kloppen.
5. Bestuurswacht geeft geen juridisch, fiscaal, financieel of subsidieadvies. Twijfelt u, raadpleeg dan de instantie zelf of een deskundige.

5. Beschikbaarheid en herinneringen

1. Wij doen ons best om Bestuurswacht altijd bereikbaar te houden en herinneringen op tijd te versturen. Een storing, onderhoud of een mail die in de ongewenste post belandt, kunnen wij niet helemaal uitsluiten.
2. Een herinnering is een extra hulp, geen voorwaarde. Ook zonder herinnering blijft een termijn staan. Kijk daarom ook zelf regelmatig in uw overzicht.
3. Wij mogen Bestuurswacht verbeteren en aanpassen. Verdwijnt er een functie die voor u wezenlijk is, dan laten wij dat vooraf weten en mag u het abonnement per direct opzeggen.

6. Wat wij van u verwachten

1. U zorgt dat de gegevens van uw organisatie kloppen, en dat alleen mensen die dat mogen toegang hebben. Vertrekt iemand uit het bestuur, dan haalt u of halen wij die toegang weg.
2. U gaat zorgvuldig om met de inlogmail en de inlogcode. Wachtwoorden, pincodes en andere geheimen horen niet in Bestuurswacht.
3. Voegt u stukken toe, dan zorgt u dat u die mag delen met uw bestuur. Kopieën van paspoorten, medische verklaringen en andere gevoelige papieren horen er niet in. Per bestand kan tot 25 MB; de totale ruimte hangt af van uw pakket (Klein 1 GB, Middel 5 GB, Groot 20 GB).
4. U gebruikt Bestuurswacht niet voor iets wat niet mag, en niet op een manier die de dienst voor anderen verstoort.

7. Prijs en betaling

1. De prijzen staan op de website en in de bevestiging. Zij zijn in euro's.
2. U betaalt vooruit, per maand of per jaar, binnen veertien dagen na de factuurdatum. Bij betalen per maand rekenen wij eenmalig kosten voor het inrichten, zoals vermeld op de website.
3. Wij mogen de prijs eenmaal per jaar aanpassen. Wij laten dat minstens een maand vooraf weten. Gaat u niet akkoord, dan mag u opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
4. Betaalt u na een herinnering nog steeds niet, dan mogen wij de toegang tijdelijk dichtzetten. Uw gegevens blijven dan bewaard.

8. Looptijd en opzeggen

1. Betaalt u per maand, dan kunt u elke maand opzeggen tegen het einde van die maand.
2. Betaalt u per jaar, dan loopt het abonnement tot het einde van het betaalde jaar en daarna telkens een jaar door. U kunt altijd opzeggen, zonder opzegtermijn. Het abonnement stopt dan aan het einde van het jaar dat u al betaalde. Betaald abonnementsgeld krijgt u niet terug.
3. Opzeggen kan per mail naar hallo@bestuurswacht.nl. Wij bevestigen uw opzegging.
4. Na afloop kunt u nog drie maanden een volledige uitdraai van uw gegevens en uw stukken opvragen. Daarna verwijderen wij ze, zoals staat in de privacyverklaring. Facturen bewaren wij zo lang als de wet dat vraagt.

9. Aansprakelijkheid

1. Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een tekortkoming van ons.
2. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade. Daaronder valt onder meer: een subsidie die niet of niet volledig wordt verleend of die wordt teruggevorderd, een boete, een naheffing, rente, een contract dat stilzwijgend doorloopt, een gemiste termijn, gederfde inkomsten en schade aan derden.
3. Wij zijn niet aansprakelijk voor het verloren gaan of beschadigd raken van gegevens of stukken, bijvoorbeeld door een storing, een fout bij een partij waar wij op bouwen of het terugzetten van een back-up. Ook niet voor stukken die u zelf heeft weggehaald en die langer dan 30 dagen in de prullenbak stonden. Wel doen wij wat redelijkerwijs kan om verloren gegevens te herstellen.
4. Onze aansprakelijkheid is in totaal beperkt tot het bedrag dat u in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte aan abonnement heeft betaald.
5. Deze beperkingen gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.
6. Een claim meldt u schriftelijk en zo snel mogelijk, uiterlijk twaalf maanden nadat u de schade ontdekte.

10. Overmacht

Bij overmacht hoeven wij onze afspraken tijdelijk niet na te komen. Onder overmacht valt ook een storing bij partijen waar wij op bouwen, zoals onze hosting, database of mailverzending. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen u en wij het abonnement beëindigen.

11. Uw gegevens

1. De gegevens die u in Bestuurswacht zet, zijn van u. Wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren.
2. Voor persoonsgegevens zijn wij uw verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst onderaan deze pagina. Die hoort bij deze voorwaarden: gaat u akkoord met de voorwaarden, dan sluit u ook de verwerkersovereenkomst. Meer staat in de privacyverklaring.
3. Wij maken elke dag een back-up van de database: taken, termijnen, vergaderingen, contacten en de gegevens over uw stukken. Moeten wij na een ernstige storing een back-up terugzetten, dan kan wat na die back-up is ingevoerd verloren gaan. U hoort dan van ons wat het betreft.
4. De bestanden zelf (de stukken die u toevoegt) staan in een aparte opslag en zitten niet in die dagelijkse back-up. Bestuurswacht is een hulpmiddel voor uw bestuur en geen archief- of back-updienst. Bewaar de originelen van belangrijke stukken, zoals statuten, akten, polissen en getekende contracten, daarom ook zelf.
5. Een stuk dat u weghaalt, staat 30 dagen in de prullenbak. Daarna is het definitief verwijderd en kunnen wij het niet meer terughalen.

12. Rechten op de software

De software, de bibliotheek en de teksten van Bestuurswacht zijn van ons. U krijgt het recht om Bestuurswacht te gebruiken zolang het abonnement loopt, voor uw eigen organisatie.

13. Wijzigen van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging melden wij minstens een maand vooraf. Gaat u niet akkoord, dan mag u opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

14. Recht en rechter

Op deze voorwaarden en op het abonnement is Nederlands recht van toepassing. Een geschil leggen wij voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland. Wij proberen er natuurlijk eerst samen uit te komen.